Zásady ochrany osobních údajů a informace o zpracování osobních údajů

I. Úvodní ustanovení

1. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). Cílem těchto Zásad je poskytnout Účastníkům základní informace ohledně zpracování osobních údajů.
2. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:
   1. Správcem osobních údajů je AFS Mezikulturní programy, o.p.s., dále jen AFS, IČO 65398939, se sídlem Jana Masaryka 44, 120 00  Praha  2, email [email protected]
   2. Účastníkem je fyzická osoba (zájemce o jakýkoli program či projekt, stávající spolupracovník atp.), která poskytne AFS vyplněný registrační formulář nebo jiným způsobem vyjádří svůj jednoznačný zájem o jakoukoli spolupráci s AFS.
   3. Osobní údaje zahrnují: jméno, příjmení, titul, trvalý pobyt/místo podnikání, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, údaje z předložených dokladů, informace o škole, univerzitě, rok ukončení studia, obor studia, telefonní a e-mailové spojení, informace o užívaní sociálních médií, fotografie, specifické údaje týkající se programu AFS, itinerář, osobní výpověď, CV, informace o zdravotním stavu včetně případných lékařských zpráv,  údaje o rodině včetně údajů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů
   4. Správce Osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Účastníka souvisejících se zpracováním Osobních údajů.
3. AFS je vzdělávací organizace a za tímto účelem provozuje web www.afs.cz, jehož součástí jsou i přihlašovací formuláře. V rámci této služby jsou Správcem zpracovávány Osobní údaje:
   1. v rozsahu v jakém byly poskytnuty v souvislosti s nabídkou/poptávkou programů, projektů a jiných aktivit či služeb AFS, resp. v rámci jednání o uzavření smlouvy s AFS, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou, AFS může předat osobní údaje jiným AFS organizacím či dalším stranám ve své zemi či jinde za účelem naplnění podmínek dohody / smlouvy; a
   2. za účelem/účely uvedenými níže.

   AFS dále zpracovává Osobní údaje Účastníků také v souvislosti s marketingem AFS (např. rozesílání občasného newsletteru) a v souvislosti s průzkumem trhu. Za účelem marketingu nebudou Osobní údaje předávány žádným třetím stranám.

4. AFS je správcem Osobních údajů. Osobní údaje nejsou zpracovávány žádným jiným subjektem. Ke zpracovávaným Osobním údajům bude mít přístup pouze správce, není-li to podmíněno plněním smlouvy (např. zajišťování letenek, ubytování, sjednávání pojištění atp.).

II. Účel zpracování Osobních údajů

1. AFS zpracovává Osobní údaje pro následující účely:
   1. zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi AFS a Účastníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a AFS tak musí zpracovávat Osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
   2. k marketingovým účelům, aby AFS co nejlépe přizpůsobilo nabídku programů a služeb a informací ohledně nich Účastníkovým potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Účastníkův jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;
   3. k ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi AFS a Účastníkem, plnění zákonných povinností, které AFS ze smluvního vztahu mezi ním a Účastníkem vyplývají, ochrana reputace AFS jako správce webu a ochrana majetkových zájmů AFS pro případné soudní spory.

   III.  Ochrana Osobních údajů a informace o zpracování.

   1. Na Účastníky se vztahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a další příslušné právní předpisy.
   2. Účastník bere na vědomí, že odesláním vyplněného registračního formuláře, či jiným způsobem vyjádřeným souhlasem, započne zpracovávání Osobních údajů AFS.
   3. Pokud Účastník neposkytne své Osobní údaje není možné uzavřít smlouvu s AFS a/nebo mu poskytnout služby z ní vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby či produktu AFS.
   4. Poskytování Osobních údajů AFS je obecně smluvní a zákonný požadavek. Ohledně poskytování Osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Účastníka vyžadován souhlas. Pokud Účastník neudělí AFS souhlas ke zpracování Osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by AFS v důsledku toho odmítnul poskytovat své služby.
   5. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy mezi AFS a Účastníkem, a to za účelem uzavření smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu či po dobu stanovenou v souhlasu.
   6. V případě uzavření smlouvy dle Všeobecných podmínek a Prohlášení rodičů a studenta AFS budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po nezbytně dlouhou dobu pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi AFS a Účastníkem, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů AFS.
   7. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů budou Osobní údaje (kromě e-mailové adresy a telefonního čísla) dále zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi AFS a Účastníkem.
   8. Po uplynutí lhůty uvedené v článku III. odst. 5, odst. 6 a odst. 7 AFS Osobní údaje zlikviduje, není-li Účastníkem odsouhlaseno jinak.
   9. Účastník je povinen AFS poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.
   10. AFS vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.
   11. Osobní údaje Účastníků nebudou předávány žádným třetím osobám, do třetí země ani jiné mezinárodní organizaci než je partnerská síť AFS[1].
   12. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem.
   13. Účastník bere na vědomí, že jeho Osobní údaje jsou ukládány v bezpečném operačním prostředí. Za tímto účelem AFS předává osobní údaje do jiných zemí, kde jsou zabezpečená vlastní úložiště databází s omezeným přístupem, v současné době lokalizována ve Spojených státech, v Thajsku a v Německu, přístup k nim mají pouze zaměstnanci, oficiální konzultanti a odpovědní dobrovolníci AFS, jejich provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.
   14. Účastník bere na vědomí, že může docházet k ukládání cookies či s použitím jiných nástrojů může AFS získávat od Účastníků informace v případě, že používají webové stránky za účelem zlepšení uživatelského komfortu

IV.  Práva Účastníka související se zpracováváním

1. Účastník má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování Osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti AFS. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je‐li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla AFS nebo pomocí odkazu v e-mailové komunikaci.
2. Účastník má dále právo:
   1. Být informován o zpracování svých Osobních údajů
      1. Účastník je oprávněn od AFS požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Účastník právo od AFS požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích AFS, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech AFS, o výčtu práv Účastníka, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
      2. Pokud AFS hodlá dále Osobní údaje Účastníka zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Účastníkovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
   2. Požadovat od AFS přístup k jeho Osobním údajům
      1. Účastník je od AFS oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho/její Osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní Osobních údajů, informace o Účastníkových právech (práva požadovat od AFS opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Účastníka, informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
   3. Na opravu poskytnutých Osobních údajů
      1. Pokud došlo na straně Účastníka například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Účastník právo od správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Účastník právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
   4. Na výmaz poskytnutých Osobních údajů
      1. V určitých stanovených případech má Účastník právo požadovat, aby AFS Osobní údaje Účastníka vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. AFS Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Účastník se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Účastníka na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Účastníka ponechat) a o jejím vyřízení bude Účastník detailně informován.
   5. Na omezení zpracování Osobních údajů
      1. AFS zpracovává Osobní údaje Účastníka pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Účastník měl pocit, že AFS např. překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Účastník podat žádost, aby jeho/její Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován.
   6. podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
      1. Účastník se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
3. V případě, že by se Účastník domníval, že AFS provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
   1. požádat AFS o vysvětlení a to e-mailem na adresu [email protected]
   2. vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu gdprcze@ afs.org, aby AFS zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). AFS o námitce neprodleně rozhodne a informuje Účastníka. Nevyhoví-li AFS námitce, má Účastník právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Účastníka obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.
4. Účastník může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese AFS , Jana Masaryka 44, 120 00 Praha 3 nebo elektronicky na adrese [email protected].
5. Požádá-li Účastník o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu AFS povinno tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
6. Pokud Účastník uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, AFS mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě.

V.  Závěrečná ustanovení

1. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Účastníkem a AFS jsou příslušné české soudy.
2. Účastníci, kteří prostřednictvím registračního formuláře poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy s AFS či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů tak činí dobrovolně, svým jménem a AFS jejich činnost nijak neřídí.
3. Znění Zásad může AFS změnit či doplňovat. O každé takové změně AFS informuje Účastníky e-mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

Tyto Zásady nabývají účinnosti 25. 5. 2018